Review Things 3: Tampilan lebih minimalis dan modern serta fitur yang lebih fleksibel

Tahun 2013 adalah kali pertama saya mengenal Getting Things Done (GTD) yang dipopulerkan oleh David Allen. Dari situ saya belajar bahwa otak kita adalah mesin penghasil ide dan bukan untuk menyimpannya. Oleh sebab itu, David Allen menyarankan setiap ide, pikiran atau gagasan yang muncul disimpan pada sebuah sistem terpercaya yang kita review secara berkala. Saat itu saya juga belum mengenal apa itu to-do list apps ataupun task manager. Barulah setelah mempelajari lebih lanjut serta membaca bukunya, saya paham pentingnya memiliki sistem yang bisa dipercaya dan diandalkan untuk mengelola ide, pikiran serta gagasan yang muncul.

Dari hasil pencarian di internet, banyak yang merekomendasikan OmniFocus sebagai aplikasi task manager berbasis GTD. Sayangnya, OmniFocus terasa sangat rumit waktu itu. Akhirnya saya mencoba Things, aplikasi yang juga berbasis GTD namun dengan pendekatan yang lebih sederhana.
Things adalah task manager yang pertama kali dirilis pada tahun 2007 untuk iPhone, iPad dan Mac. Hingga kini, Things telah diunduh lebih dari 4 juta kali. Versi 2 dari Things menambahkan fitur sinkronisasi yang dinamakan Things Cloud. Things merupakan task manager paling lama yang pernah saya pakai, hampir setahun bahkan sebelum berganti ke aplikasi yang lain.

Meski terus mendapat update dari Cultured Code, selaku sang developer, Things jarang mendapat major update dengan fitur baru. Bahkan ketika OmniFocus mulai menambahkan fitur otomasi, dukungan format TaskPaper serta skema URL yang lebih lengkap, Things hanya mendapat update perbaikan bug serta peningkatan performa. Things 3 yang sudah direncanakan sejak lama pun tak kunjung rilis.

Sampai pada akhirnya @culturedcode mengeluarkan tweet berikut:

Ya, Things 3 akan dirilis pada tanggal 18 Mei 2017. Saya pun cukup beruntung mendapat kesempatan untuk mencoba Things 3 versi beta yang juga merupakan release candidate. Sebelum kita mengupas fitur-fitur terbaru Things versi 3, silakan tonton videonya berikut:

https://youtu.be/2R6o5t0VK_A

Things 3 memiliki desain tampilan antar muka yang baru, minimalis dan rapi

Things 3 adalah hasil dari pengembangan untuk waktu yang tidak sebentar. Baik secara desain ataupun fitur yang ditambahkan benar-benar matang dan direncanakan dengan baik. Tampilan Things 3 didominasi dengan warna putih dengan tulisan yang berukuran cukup besar sehingga mudah untuk dibaca. Masih seperti aplikasi versi sebelumnya, ada Inbox, Today, Someday dan Logbook yang menjadi ciri khas dari Things. Pada Things 3 ada dua bagian tambahan yaitu Upcoming serta Anytime.

Pada bagian atas, ada kolom pencarian yang dinamakan Quick Find. Selain untuk mencari entri daftar pekerjaan tertentu, Quick Find ini juga bermanfaat untuk mempercepat navigasi pada aplikasi Things. Pada bagian pojok bawah sebelah kiri, ada tombol Magic Button yang bisa digunakan untuk menambah daftar tugas, Projects ataupun Area.

Jika kamu memiliki projects dan beberapa daftar pekerjaan di dalamnya, setiap menyelesaikan satu atau beberapa pekerjaan maka bulatan Projects akan terisi sesuai dengan berapa banyak pekerjaan yang telah selesai. Hal ini lebih mempermudah untuk melihat berapa progress yang sudah kamu kerjakan.

Pada Mac dan iPad, ada tampilan mode Slim dimana kamu bisa fokus pada sebuah daftar atau bagian aplikasi seperti Inbox, Today ataupun sebuah projects tertentu. Selain itu, pada versi Mac dari Things 3, kamu bisa membuka beberapa jendela aplikasi sekaligus.

Magic Button, tambahkan daftar pekerjaan di manapun

Review Things 3: Tampilan lebih minimalis dan modern serta fitur yang lebih fleksibel
Menambahkan catatan pekerjaan baru di Things 3

Pada Things 3, Cultured Code mengenalkan Magic Button. Tombol yang bisa digunakan untuk menambahkan daftar pekerjaan di bagian manapun aplikasinya. Tinggal tekan, tahan dan geser ke posisi mana daftar kerjaan baru dibuat. Kamu juga bisa menambahakan daftar kerjaan baru di Inbox dengan cara tekan dan tahan Magic Button lalu geser ke arah kiri.

Entri daftar kerjaan yang dibuat di Things 3 kini juga bisa ditambahkan Checklist. Jadi misal kamu terbiasa membuat checklist dengan aplikasi terpisah, sekarang kamu sudah bisa membuatnya dalam Things. Sama seperti versi sebelumnya, Things 3 juga mendukung sebuah tugas yang rutin dikerjakan dalam interval waktu tertentu.

Review Things 3: Tampilan lebih minimalis dan modern serta fitur yang lebih fleksibel
Things 3 sudah mendukung penambahan checklist pada sebuah catatan pekerjaan

Magic Button juga bisa digunakan untuk membuat Projects ataupun Area of Responsibilites pada Things. Dengan Things 3, Cultured Code ingin membuat aplikasinya lebih sederhana dengan menyatukan beragam fungsi pada sebuah elemen di dalam aplikasinya.

Things 3 menyediakan fitur edit banyak daftar pekerjaan secara sekaligus, mempermudah penjadwalan daftar pekerjaan

Salah satu update yang cukup besar pada Things 3 adalah fitur edit banyak daftar pekerjaan yang tersedia secara sekaligus. Dan caranya pun hampir sama di tiap-tiap versi aplikasinya baik di iPhone, iPad atau Mac. Untuk mengedit beberapa daftar pekerjaan secara sekaligus, swipe ke kiri lalu tap pada lingkaran yang muncul. Selanjutnya kamu bisa memindahkan entri pilihanmu ke Projects lain atau menambahkan waktu kapan mau dikerjakan dengan menekan pada tombol When.

Review Things 3: Tampilan lebih minimalis dan modern serta fitur yang lebih fleksibel
Fitur natural language, manajemen tag serta Quick Find di Things 3

Ketika kamu ingin menjadwalkan sebuah daftar pekerjaan, tap When dan akan muncul kalendar. Kamu bisa pilih Today, This Evening atau tanggal tertentu. Selanjutnya kamu bisa juga menambahkan Reminder jam berapa untuk memunculkan notifikasi pengingat. Cara lain yang lebih mudah adalah dengan pull down pada pilihan tanggal lalu ketik dengan natural language. Ya, Things 3 kini memiliki fitur penjadwalan pekerjaan dengan natural language. Kamu bisa mengetik “Tom(orrow)”, “Next Week”, “Next Tuesday”, “May 27”, untuk menjadwalkan secara cepat. Dengan kombinasi fitur edit banyak daftar tugas sekaligus serta penjadwalan dengan natural language, mengelola entri daftar pekerjaan di Things 3 menjadi sangat mudah.

Upcoming untuk kemudahan mengatur jadwal pekerjaan

Review Things 3: Tampilan lebih minimalis dan modern serta fitur yang lebih fleksibel
Bagian Upcoming di Things 3 mempermudah menjadwalkan pekerjaan. Things 3 di Mac juga mendukung multiple windows.

Things 3 mengenalkan satu bagian baru, yaitu Upcoming. Pada bagian ini terdapat informasi pekerjaan apa saja yang sudah kamu jadwalkan beserta agenda kegiatan yang terdapat pada kalendarmu. Upcoming ini mempermudah melihat jadwal kegiatan dan pekerjaa serta merencanakan hal yang akan dilakukan selama beberapa hari ke depan. Ingin reschedule pekerjaan tertentu, tinggal drag and drop pada tanggal yang diinginkan. Fleksibel, bukan?

Type Travel

Salah satu syarat task manager yang baik adalah memiliki navigasi yang jelas sehingga mempermudah pengguna dalam mengelola daftar pekerjaan yang dimilikinya. Pada Things 3, Cultured Code memperkenalkan Type Travel. Intinya adalah kamu bisa dengan cepat menuju bagian manapun pada aplikasinya hanya dengan mengetik. Ya, langsung ketik Today dan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan hari itu langsung dihadirkan untukmu. Saat ini, Type Travel hanya bisa digunakan pada Things 3 versi Mac. Untuk versi iOS, kamu bisa tap pada search bar Quick Find terlebih dahulu.

Things 3 adalah update yang patut ditunggu-tunggu dan kini bisa kamu gunakan untuk mengorganisir daftar pekerjaan dengan cara lebih mudah

Waktu pengembangan yang panjang serta melewati beragam iterasi membuat Things 3 ditunggu oleh banyak orang. Terutama bagi mereka yang pernah menggunakan aplikasi versi duanya, termasuk saya. Things 2 merupakan aplikasi pertama saya ketika belajar GTD dan dengan Things 3, menjalankan 5 tahapan GTD semakin mudah.

Review Things 3: Tampilan lebih minimalis dan modern serta fitur yang lebih fleksibel
Things 3 versi Apple Watch

Untuk urusan kompatibilitas, Things 3 mensyaratkan minimal macOS 10.11 ke atas, iOS 10 dan yang lebih baru serta Apple Watch 2 dan yang lebih baru. Things untuk Mac dibanderol dengan harga $49.99 dan tersedia trial selama 7 hari. Untuk versi iPad diharga $14.99 dan versi iPhonenya $9.99. Cukup sekali beli dan kamu bisa gunakan selamanya. Ada diskon 20% bagi kamu yang membelinya sampai dengan seminggu setelah peluncurannya, jadi kalau kamu ingin menggunakan Things, silakan dibeli mumpung lagi diskon. Tertarik mencoba Things 3?

Todoist, aplikasi yang bermanfaat untuk kelola daftar pekerjaan

Memiliki pekerjaan utama sambil kuliah dan masih menulis freelance tentu ada banyak hal yang harus saya kerjakan. Apabila tidak diorgansir dengan baik, yang ada pasti kekacauan. Untungnya sekarang banyak sekali aplikasi to-do list yang bisa digunakan. Semuanya menawarkan tujuan yang sama, membantu mengelola serta mengorganisir daftar pekerjaan. Saya pribadi sudah sering bergonta-ganti aplikasi to do list untuk mencari yang mana yang paling pas dengan alur kerja saya. Berhubung saya sehari-hari di kantor menggunakan Windows, mau tak mau kriteria pertama adalah tersedia di beragam platform atau at least bisa diakses melalui web browser.

Wunderlist dan Todoist adalah dua layanan atau aplikasi rekomendasi yang paling sering muncul ketika saya melakukan pencarian di internet. Berhubung Wunderlist sendiri hendak dihentikan oleh Microsoft dan digantikan dengan To Do, maka pilihan saya sudah pasti jatuh ke Todoist. Lalu, apa itu Todoist dan apa saja fiturnya? Mari kita bahas.

Todoist adalah sebuah layanan pengelola daftar pekerjaan (task manager) yang diluncurkan oleh Amir Salifehendic pada tahun 2007 dan kini sudah memiliki lebih dari 5 juta pengguna. Todoist bisa diakses melalui browser dan aplikasinya juga tersedia di beragam sistem operasi, Windows, Chrome, macOS dan bahkan sebagai browser extensions. Hal ini sangat mempermudah sekali untuk melihat tugas apa yang harus diselesaikan. Freemium menjadi model bisnis Todoist. Layanannya bisa digunakan secara gratis, tetapi untuk dapat menikmati fiturnya secara lengkap, kamu harus membayar biaya berlangganan sebesar $28.99 pertahun.

Tampilan yang sederhana, mudah dipahami dan digunakan

Memberikan pengalaman pengguna yang baik ketika layanan yang dimiliki tersedia di berbagai platfom bukan soal yang mudah. Namun tidak bagi Todoist. Tampilannya konsisten, mudah dipahami dan digunakan. Setidaknya itu pengalaman yang saya dapat ketika menggunakan Todoist di Windows, macOS dan iOS (iPhone dan iPad).

Ada 4 bagian utama di Todoist:

  • Inbox
  • Today
  • Next 7 days
  • Tab Projects, Labels dan Filters

Pada bagian bawah di iPhone dan iPad, terdapat sebuah tombol dengan simbol + untuk membuat entri pekerjaan baru. Biasanya, saya mengkategorikan daftar pekerjaan yang saya miliki ke dalam Projects. Kamu juga bisa menambahkan due date serta reminders untuk memunculkan notifikasi.

Todoist, aplikasi yang bermanfaat untuk kelola daftar pekerjaan
Tampilan Todoist di iPhone

Daftar tugas yang kamu miliki ditampilkan dengan rapi oleh Todoist. Terdapat sebuah titik berwarna sebagai penanda Projects, begitu pula Labels.

Memiliki fitur natural language untuk mempermudah pengelolaan daftar tugas

Bagi penganut metode produktivitas GTD pasti sudah paham bahwa ada langkah clarify setelah memasukkan daftar pekerjaan pada sebuah sistem tertentu. Begitu pula ketika menggunakan Todoist. Saya mengkategorikan daftar kerja ke dalam sebuah Projects di Todoist. Jika saya perlu menyelesaikannya sebelum tenggat waktu tertentu, tinggal tambahkan due date atau reminders.

Karena Todoist memiliki fitur natural language, menambahkan hingga mengelola daftar pekerjaan menjadi sangat mudah. Saya cukup tap pada tombol + di Todoist dan ketik

Post Todoist review on Tue 2pm #blogging @unappologetic

yang akan secara otomatis tersimpan di projects bernama Blogging dengan label unappologetic serta memiliki due date hari Selasa pukul 14.00.

Apabila kamu memiliki pekerjaan yang rutin dilakukan dalam rentang waktu tertentu, fitur natural language di Todoist juga dengan mudah menerjemahkannya, berikut beberapa contohnya:

Pick up laundry every Sat at 8pm #personal

Todoist akan membuat sebuah daftar kerjaan Pick up laundry dengan due date tiap hari sabtu jam 20.00 di Projects Personal. Contoh yang lebih kompleks lagi:

Attend LIA course every tue and fri start 1 jun to 31 sept #personal @courses

yang akan tersimpan di Todoist sebagai Attend LIA Course dengan notifikasi pengingat tiap hari kamis dan jumat setiap jam 7 malam dan dimulai dari tanggal 1 Juni hingga 31 September di Projects Personal dengan label courses.

Kamu bisa pelajari selengkapnya mengenai dukungan natural language Todoist di tautan berikut.

Selain natural language, Todoist juga memiliki fitur Smart Schedule dengan bantuan teknologi AI. Smart Schedule akan memilihkan waktu yang tepat untuk setiap daftar pekerjaan yang sudah melewati due date. Tentu dengan menganalisa terlebih dahulu seberapa padat jadwal kerjamu lewat daftar yang tersimpan. Untuk menggunakannya, kamu tinggal tekan pada tombol Reschedule yang akan muncul pada bagian pojok kanan atas dari deretan daftar pekerjaan yang sudah overdue.

Miliki fitur kolaborasi, mendukung penambahan attachments hingga komentar

Todoist juga bisa digunakan untuk mengelola pekerjaan pada sebuah tim berkat fitur kolaborasi. Kamu bisa mengundang teman dan berbagi daftar pekerjaan pada sebuah projects, menambahkan attachments hingga berdiskusi lewat kolom komentar yang disediakan.

Ya, mengelola daftar pekerjaan dalam sebuah tim menjadi jauh lebih mudah karena beragam fitur yang dibutuhkan ada di satu tempat.

Dapat terintegrasi dengan layanan otomasi lainnya dengan mudah

Salah satu alasan lain mengapa saya memilih Todoist adalah layanan ini dapat diintegrasikan dengan mudah. Contoh paling gampangnya adalah integrasi dengan layanan web automation seperti IFTTT atau Zapier. Banyak applet-pada IFTTT dan zap-pada Zapier yang siap untuk digunakan. Berikut beberapa contohnya:

Todoist, aplikasi yang bermanfaat untuk kelola daftar pekerjaan

Selain integrasi dengan layanan web, aplikasi Todoist di iOS juga dilengkapi skema url. Dengan memanfaatkan skema url, Todoist bisa diakses lebih mudah oleh aplikasi lain semacam Drafts, Launch Center Pro, Workflow dan masih banyak lagi.

Share extensions dan Today Widget

Todoist, aplikasi yang bermanfaat untuk kelola daftar pekerjaan
Fitur natural language juga bisa digunakan ketika di share extensions

Layaknya aplikasi lain, Todoist memiliki share extensions dan today widget di Notifications Center. Share extensions bermanfaat untuk menambahkan entri baik dari Safari ataupun aplikasi lain. Jika diaktifkan dari Safari, Todoist akan langsung menggunakan nama tab dan tautan sebagai nama entri yang bisa di-tap.

Sedangkan pada Today Widget, kamu bisa mengetahui informasi pekerjaan apa saja yang harus diselesaikan pada hari tersebut. Kamu juga bisa membuka Todoist ataupun menambah entri daftar dari tombol Add Task.

Todoist membuat pengelolaan daftar pekerjaan menjadi lebih mudah

Beragam aplikasi to-do list sudah pernah saya coba. Mulai dari yang tersedia hanya di platform sistem operasi milik Apple, seperti OmniFocus atau Things, hingga yang berbasis web seperti Trello atau Wunderlist. Namun pada akhirnya saya tetap kembali menggunakan Todoist. Pertama, Todoist tersedia di hampir semua sistem operasi membuatnya mudah diakses dan kedua, fitur natural language-nya membuat langkah mengorganisir daftar yang tersimpan di Todoist menjadi lebih mudah. Jadi, kamu pakai aplikasi to-do list apa?

Introducing Smart Schedule, a more intelligent way to plan your day

Todoist hadirkan fitur baru bernama Smart Schedule, menggunakan AI untuk memprediksi dan memberikan rekomendasi jadwal terbaik untuk daftar tugasmu. Dari blog Todoist:

Smart Schedule uses predictive modeling to help you easily plan out your tasks for the day and week to come. It learns your personal productive habits, and takes into account patterns across all Todoist users, to predict the best possible due dates for your tasks.

Ada beberapa cara yang digunakan oleh Todoist dalam memprediksi Smart Schedule mulai dari mempelajari kebiasaan pengguna, jumlah tugas di hari berikutnya, dsb.


Todoist hadirkan integrasi dengan Amazon Echo dan Echo Dot

We’re excited to announce that Todoist is now integrated with Alexa! Alexa is the smart voice service that powers Amazon’s hands-free, voice-controlled Echo and Echo Dot devices. With this new integration, Alexa will help you add and remember your Todoist tasks from any room in your house without you ever having to reach for your phone.

Sebagai mantan pengguna Todoist, ini merupakan kabar gembira. Integrasi antara Todoist dengan Amazon Echo atau Echo Dot akan lebih jauh mempermudah untuk menambahkan daftar tugas ataupun mengetahui apa saja yang perlu dikerjakan. Seperti ini cara Todoist dan Amazon Echo atau Echo Dot bekerja:

  • All the Todoist tasks you have due today will be added to your Alexa To-do list each morning
  • All the tasks on your Alexa To-do list will be added to your Todoist inbox with today’s due date
  • All the tasks in your Todoist “Alexa Shopping List” project will automatically be added to your Alexa Shopping list, and vice versa
  • Any tasks you edit, complete, or delete in Todoist will be automatically updated on your Alexa To-do list, and vice versa

Sayangnya Amazon Echo atau Echo Dot belum tersedia di Indonesia. Sebagai penghuni negara dunia ketiga, sabar merupakan sebuah kewajiban.